A forma de medir o êxito de um evento corporativo se transformou nos últimos tempos. Além de avaliar fatores como a satisfação dos convidados, os índices de reconhecimento positivo da marca e o retorno financeiro, um dos seus KPIs de sucesso pode ser mensurado antes mesmo de o evento começar: o relacionamento que sua empresa constrói com a agência que contrata para criar, planejar e produzir o tão sonhado projeto. A conexão com as pessoas que ajudam a fazer o evento acontecer.
Na era do ESG, é preciso olhar para além dos metros quadrados do pavilhão ou do centro de convenções. Analisar os impactos de tudo que está ao seu redor. É comum a marca exibir nos eventos uma plaquinha explicando como compensou as emissões de CO2, economizou energia ou água. O que proponho às empresas é agregar à sustentabilidade um olhar ainda mais acolhedor e humanizado para os seus fornecedores – que vão de uma empresa de marketing de eventos aos terceirizados.
Temos começado a notar – na GPJ e em outras agências de eventos – algumas organizações se mobilizando para finalmente repensar o atual modelo de contratação baseado em concorrência. Uma lógica tradicional que privilegia preço, em detrimento de serviço, qualidade, agilidade, experiência dos profissionais ou até criatividade. O novo modelo, que em geral o mercado desconhece, conjuga variáveis tão ou mais essenciais para construir uma experiência de marca bem sucedida tanto para o cliente quanto para as agências.
Em nosso setor, precisamos pensar em alternativas melhores do que esses processos em que se convocam cinco, seis, inúmeras agências. Envolver menos candidatos é um caminho. Processos mais saudáveis, também. Renunciar a etapas extenuantes, com prazos curtíssimos, briefings vagos e budgets que claramente não atendem às expectativas do projeto. Trocar quantidade pela confiança de que as empresas convocadas vão contar com o fornecedor mais qualificado. E é isso que garantimos, como agências de marketing de eventos, quando entregamos uma estratégia pensada e elaborada para uma marca.
Soube há algum tempo de uma empresa que convidou 16 agências para um processo de seleção. Imagine o número de profissionais dedicados, horas-extras, a interrupção do fluxo de trabalho e o adiamento de prazos dos outros clientes? Fora o deslocamento na cidade para reuniões, a despesa com materiais, visitas técnicas, consumo de tempo, energia, o desgaste de pessoas que, em sua maioria, não assumirão o trabalho no momento que a concorrência finalizar. É desperdício. De tempo, de dedicação, de bom senso.
Da mesma forma, as empresas que ajudam a construir esse novo mercado de eventos criativos têm olhado com carinho para outra dor comum no setor. A de que é necessário estabelecer prazos mais ágeis de pagamento. Enquanto há outros países em que a regra é receber pelo menos 80% do valor quando o serviço inicia, no Brasil há casos em que se passam 180 dias – seis meses! – para pagar a primeira parcela referente ao trabalho, que possivelmente se iniciou pelo menos 90 dias antes de entrega. Isso causa uma sobrecarga a quem precisa repassar os valores a toda a cadeia de fornecedores terceirizados, de local e segurança do evento à gastronomia, música, limpeza e iluminação.
As organizações que renegociam os prazos com suas agências de eventos entendem que a responsabilidade por fazer a roda girar é compartilhada. Uma prática que tem melhorado, mas que ainda podemos evoluir muito mais.
Talvez porque tenha data, hora para começar e acabar, um evento dê a impressão de que se encerra em si. O olhar para esse tipo de ação, no entanto, precisa priorizar uma estratégia de live marketing perene. Considerar a contratação de agências de marketing promocional para projetos de longo prazo, e não somente pontuais, que ajudem a impulsionar as mensagens, as experiências e os objetivos de cada marca. Valorizar quem age com transparência, o que facilita a prestação de contas e a governança nas grandes empresas. Isso é boa prática.
Conceber, preparar e realizar um evento corporativo, com experiências inesquecíveis, é estratégico. Envolve cultivar relacionamentos com profissionais que se familiarizam com a sua marca e, dessa forma, ajudarão a entregar o melhor para seus clientes. É aí que reside o valor do nosso serviço e nesse caso Experiência é tudo.
Há poucos dias, em uma conversa que tive com Heloísa Santana, presidente executiva da Associação de Marketing Promocional (Ampro), ela me contou que deu uma aula em uma universidade na capital paulista, onde destacou a importância das pessoas e do coletivo para construirmos as melhores práticas na relação com empresas de eventos. Eu acredito nisso, pois somente com um olhar mais humano equipes entregam máxima performance e trabalham com maior satisfação, encontrando sentido e propósito.
Pensar, planejar, produzir, montar um evento criativo nunca foi solitário. Curtir a festa, também não. Criar a melhor experiência de atuação no setor, portanto, depende do diálogo entre todos nós. Vamos fazer juntos?
